Comment optimiser ses revenus grâce aux notes de frais ?

Quelle mécanique autour des notes de frais professionnels ?

Comment réaliser une note de frais ?

Dans le cadre de leur activité professionnelle, les travailleurs portés peuvent se faire rembourser un certain nombre de frais. Pour cela, il est nécessaire de présenter une facture à son employeur, en l’occurrence, à sa société de portage. Le justificatif doit impérativement indiquer les montants HT et TTC, ainsi que la TVA. Bien entendu, la demande de remboursement doit correspondre à des frais engagés dans le cadre de son activité et ainsi qu’à une journée travaillée. À noter également que chez Success Portage, le montant total des frais professionnels remboursés sur un mois est fixé à 20% de son chiffre d’affaires hors-taxe.

Négociation des notes de frais pour les indépendants

Certains frais professionnels vont pouvoir être pris en charge par le client. Il s’agit des frais dits de missions. La spécificité de ces frais, est qu’ils peuvent être négociés entre le consultant et l’entreprise cliente. Ils seront ensuite inscrits dans le contrat commercial réalisé par la société de portage salarial. Vont être concernés principalement les frais de déplacement et éventuellement d’hébergement. Mais de manière générale, il est possible de se faire rembourser différents types de frais, du moment qu’ils ont été préalablement négociés et mentionnés dans le contrat entre la société de portage salarial et le client. Chose importante, il existe un plafond à ne pas dépasser en matière de remboursement de frais professionnels. En effet, ces derniers ne peuvent dépasser 30% du chiffre d’affaires prévu dans le contrat commercial. En revanche, le montant remboursé est intégralement restitué au consultant porté et n’entre pas en compte de ses différents prélèvements obligatoires (charges patronales, charges salariales et frais de gestion). Certains frais ne figurant pas dans le contrat commercial, négocié avec le client, pourront toutefois faire l’objet d’une prise en charge. On parle alors de frais professionnels non facturables ou encore de frais de fonctionnement. Ces frais devront être soumis et acceptés pour la société de portage salarial.  

Les types de frais concernés

Il existe toutes sortes de frais pouvant être remboursés dans le cadre d’une prise en charge des notes de frais. Suivez-le guide !  

Indemnité pour les repas

Vis-à-vis des repas, une indemnité est prévue pour toutes journées travaillées. Elle peut varier légèrement selon votre société de portage salarial ou la durée de vos missions. Chez Success Portage, nous fournissons à nos consultants portés des titres restaurant dématérialisés d’une valeur de 13€. Ces derniers s’utilisent via une carte à puce utilisable chez la plupart des restaurateurs et commerces de nourritures. L’avantage des tickets restaurant est qu’ils bénéficient d’un allègement de charge, ce qui permet d’optimiser sa rémunération. À noter que les repas d’affaires peuvent être également pris en charge. Pour cela, ils doivent répondre à deux conditions. À savoir, indiquer le nom des personnes participantes au repas, ainsi que la raison de ce dernier. Il est également impératif que la note ne dépasse pas 150 € TTC.

Frais de déplacement

Au niveau du remboursement des frais de déplacements, il existe plusieurs mécaniques tel que l’indemnité kilométrique, les frais de carburants, les frais de péages, la prise en charge des billets de train et bien entendu, celle des abonnements de transport. Pour pouvoir profiter de l’indemnité kilométrique, il est nécessaire de préciser à son employeur le type du véhicule utilisé, ainsi que sa puissance ou nombre de chevaux. Ces informations, disponibles sur la carte grise du véhicule, permettent de déterminer le montant de son indemnité selon un barème variant en fonction de la distance parcourue. Il est également possible de se faire rembourser le péage, lors d’un déplacement professionnel, ou encore les frais de carburant. À noter qu’il n’est pas possible de cumuler l’indemnisation kilométrique avec le remboursement des frais de carburants. Vis-à-vis de l’achat de billets de train et d’avion, mais également en ce qui concerne les abonnements aux transports publics, il est nécessaire de fournir un justificatif d’achat. Dans le cas d’un déplacement à l’étranger, il est possible de bénéficier d’un forfait dit de « grand déplacement ».

Immobilisations

En Portage Salarial, les immobilisations désignent les achats d’équipement nécessaire à la réalisation de votre mission. Ils concernent à la fois l’achat du matériel informatique ou de bureau, ainsi que la prise en charge de certains de vos abonnements (mobile, internet ou logiciels spécifiques) ou locations (matériel informatique, voiture, logement). Vous pouvez déduire vos immobilisations liées à votre activité professionnelle de votre compte d’activité. Pour que nous puissions vous rembourser l’achat de vos immobilisations, il est nécessaire d’établir des factures au nom de Success Portage. En ce qui concerne vos abonnements, il est à préciser qu’une limite légale est fixée à 50% du montant TTC. En effet, étant à votre nom, l’administration française estime que l’usage professionnel de vos abonnements ne peut dépasser 50%. Et cela, que vous travaillez chez le client ou bien en télétravail.  

Effectuer ses missions en télétravail

Depuis la pandémie de Covid 19 et les nombreux confinements successifs, nombre de travailleurs sont passés par la case télétravail. Période stressante pour une large majorité, certains y ont tout de même pris goût. Ce qui est sûr, c’est que la possibilité de travailler à distance est devenu un critère important pour de nombreuses personnes. En ce qui concerne les indépendants, c’est souvent le quotidien d’un grand nombre d’entre eux. Le Portage Salarial permet à ses consultants de travailler depuis leur domicile, lorsque les conditions de la mission le permettent. Ce point doit d’ailleurs figurer dans le contrat signé entre la société de portage salarial et le client. Il est également nécessaire de prévenir son assureur et de fournir l’attestation d’assurance habitation à son employeur. Point important au niveau des frais, il est également possible de se faire déduire une quote-part de son logement dans le cadre d’un télétravail. On parle alors de mise à disposition. Ce point sera à négocier avec l’entreprise cliente. Dans les faits, la mise à disposition est très peu demandée car la mise en place est lourde. Beaucoup de documents sont notamment demandés et il faut admettre que les mentalités doivent encore progresser à ce sujet.

Les frais professionnels en Portage Salarial

Pour un salarié porté, le principal moyen d’optimiser ses revenus est le remboursement de ses frais professionnels. Ces derniers correspondent aux sommes engagées par le consultant porté dans le cadre de son activité. Il est nécessaire de distinguer les frais destinés à la réalisation de ses missions, de ceux propres au fonctionnement de son activité.

Frais de missions ou frais professionnels refacturables

Les frais de missions, dit refacturables, sont directement liés à la prestation et sont directement refacturés aux clients. Il est bien entendu nécessaire, afin de préserver une saine relation, de les négocier en amont. Cela peut concerner par exemple, les frais de déplacements (longues distances) ou encore de restauration. De manière théorique, n’importe quel frais peut être refacturé à son client du moment que celui-ci soit négocié en amont et inscrit dans le contrat commercial détaillant la mission.

Les frais de fonctionnements ou frais professionnels non refacturables

Les frais de fonctionnement, quant à eux, concernent l’activité professionnelle spécifiquement. Ils ne sont pas liés à la réalisation de la prestation auprès du client. On parle alors de frais non refacturables. Sont concernées principalement les repas, déplacements et immobilisations. On distingue deux catégories de frais de fonctionnement, à savoir les notes de frais et les indemnités forfaitaires. Les notes de frais de fonctionnement peuvent concerner par exemple l’achat de matériel informatique ou de bureau, mais aussi la prise en charge d’une partie de vos forfaits mobile et internet. En ce qui concerne les indemnisations forfaitaires, il est possible de les mettre en place pour les frais kilométriques, les forfaits repas et les frais de grands déplacements.

• • Le barème kilométrique varie en fonction de la puissance du véhicule et du nombre de kilomètres effectués

• • Les forfaits repas prennent la forme de titres restaurant. Chez Success Portage, nous mettons à disposition des collaborateurs une montant de 13 € par jour sur une carte Swile

• • Les frais de grand déplacement

La prise en charge des frais chez Success Portage

La société de Portage Salarial s’occupe du remboursement des frais professionnels avancés par le consultant porté. Ces frais, perçus en même temps que le salaire, ont la particularité d’être ni imposables, ni soumis aux cotisations sociales. Cette opération optimise mécaniquement la rémunération en augmentant la restitution nette touchée. La mécanique du remboursement des frais professionnels est une spécificité avantageuse proposée par le Portage Salarial, que n’ont pas d’autres statuts. Il convient toutefois d’être vigilant de ne pas en abuser et de respecter les règles en vigueur, sous peine de s’exposer à un redressement de la part de l’URSSAF.

Regate : la solution pour gérer ses notes de frais

Chez Success Portage, nous mettons à disposition de nos collaborateurs la plateforme Regate. Cette solution automatise la gestion de vos notes de frais et vous fait gagner du temps au quotidien. Son petit plus ? Sa disponibilité sur smartphone. Son application, téléchargeable sur l’App Store et Google Play, vous facilite l’émission de vos notes de frais. Photographiez juste vos notes de frais pour les digitaliser en un clic. Elles seront préremplies. Vous n’aurez plus qu’à les vérifier et nous les transmettre.